Rekisteri-ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Järjestöammattilaiset JAMI ry, Y-tunnus 0201407-8

Asemamiehenkatu 4, 00520 Helsinki puh: 040 519 3503, www.jamiliitto.fi

Rekisterin vastuuhenkilö: Puheenjohtaja Anne Sarvi, puheenjohtaja(a)jamiliitto.fi, puh. 040 719 6506

Rekisterin yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Sari Visuri, sari.visuri(a)jamiliitto.fi, puh. 040 519 3503

Rekisterin nimi: YAP-Jäsenrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään jäsensuhteen ja jäsenetujen hoitamiseen ammattiyhdistyksen ja sen muodostaman liiton toiminnassa. Ammattiyhdistyksellä ja sen muodostamalla liitolla tarkoitetaan ammattiyhdistystoimintaan liittyviä yhteisöjä kuten ammattiliittoa,ammattiosastoa, keskusjärjestöä ja työttömyyskassaa sekä ay-toimintaan liittyvää tutkimustoimintaa.

Rekisterin osarekistereitä ovat jäsenrekisteri, yhdistystiedot- ja yritysrekisteri. Jäsentietorekisteriä käytetään jäsenyystietojen varmistamiseksi ja ylläpitämiseksi liiton palveluiden toteuttamiseen. Henkilötiedot kerätään ammattiliiton, ammattiosaston ja ammattiliittoon kuuluvista työttömyyskassan jäsenistä.

3. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään jäseneen liittyviä tietoja, kuten henkilötunnus, henkilö- ja yhteystiedot, ammattiosaston nimi ja liittymispäivä sekä muut jäsenyyteen liittyvät perustiedot. Rekisteriin kerätään myös jäsenen työsuhteeseen ja tilitysvelvoitteisiin liittyviä tietoja, kuten työnantajan ja/tai työpaikan tiedot, jäsenmaksuihin liittyvät tiedot sekä muut jäsenyyteen liittyvät asiat, kuten markkinointiluvat. Liiton osarekistereiden tietoryhmien sisältö ilmenee tarkemmin alempaa.

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Jos työnantaja perii jäsenmaksun, ilmoittaa työnantaja sitä koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot jäsenen valtuutuksella. Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan jäsenelle itselleen ja lisäksi ainoastaan jäsenetujen osalta niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista jäsenelle. Työnantajalle ilmoitetaan uudesta ammattiliiton jäsenestä, jos jäsen on valtuuttanut tämän työnantajan jäsenmaksuperintää varten. Verottajalle luovutetaan tiedot jäseneltä perityistä jäsenmaksuista.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. Järjestelmiin kerättävät ja tallennettavat henkilötason tiedot

YAP-liitto/Futunio:n ylläpitämiin, liiton käytössä oleviin järjestelmiin (jäsentietorekisteri) on mahdollista tallettaa alla olevia tietoja. Osa tiedoista on sellaista, jonka tallentaminen ja oikeellisuus on tietojen käsittelijän tai tallentajan vastuulla. Näitä tietoja ovat esimerkiksi jäsenen yhteystiedot. Osa tiedosta on sellaista, jota tiedon käsittelijä ei itse päivitä järjestelmiin ja nämä tiedot tulevat ohjelmasta esimerkiksi jäsenen lähettämän verkkoilmoituksen yhteydessä. Järjestelmissä on mahdollista olla seuraavia henkilötason tietoja:

Jäsenrekisteri

henkilötunnus

nimi (sukunimi, etunimet, kutsumanimi, aikaisempi nimi)

osoite

puhelinnumero

sähköpostiosoite

liittoon liittymispäivä tai eropäivä ja erosyy

jäsenlaji

jäsennumero

työttömyyskassan jäsenyys, liittymispäivä ja eropäivä

asiointikieli

sukupuoli

ammatti

työnantajatiedot

jäsenmaksutiedot (aika ja summa)

8. Suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä tilassa, jonne ei ole vapaata pääsyä.

Sähköinen aineisto         

Rekisteritietoja säilytetään toimeksiannosta YAP Solutions Oy:n määräysvaltaan kuuluvissa tietokannoissa. Tietokannat on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteri- ja tietosuojaselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä vain ne liiton palveluksessa olevat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta se on oleellista sekä YAP Solutions Oy:n erikseen määrätyt henkilöt. Rekisterinkäyttäjät ovat salassapitosopimuksen alaisia ja eivät näin ollen saa luovuttaa käsittelemäänsä tietoa eteenpäin palvelusuhteen päättymisenkään jälkeen. Rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt henkilötietojen oikeaan käsittelyyn.

Tietoja ei kerätä eikä säilytetä suurempia määriä kuin on tarpeellista kyseiseen tarkoitukseen. Tietoja ei säilytä kauemmin kuin on tarpeen. Tietovälineiden, joilla henkilötietoja käsitellään, turvallinen huolto ja hävittäminen takaavat sen, ettei henkilötietoja päädy luvattomasti kolmansille osapuolille. Tekniset laitteet ja tietoverkko on fyysisesti suojattu ja ne sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietoverkko on suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä. Pääsy rekisteriin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöillä. Tietoihin, ohjelmiin ja järjestelmiin pääsy on rajattu vain liiton tehtäviä hoitaville henkilöille teknisin keinoin (käyttäjätunnukset, salasanat). Pääsy tiloihin, joissa käsitellään tai arkistoidaan luottamuksellisia tietoja, sallitaan vain henkilöille, joiden on päästävä tiloihin työtehtäviensä hoitamisen vuoksi. Tietojenkäsittelytilojen ulko-ovet ovat valvontajärjestelmän piirissä.

9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät pyynnöt

Liiton jäsenillä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot liiton rekisteristä ja pyytää oikaistavaksi, poistettavaksi tai muutettavaksi rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Pyynnöt on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti. Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.